Zamjena za odmor putem vanjske tajničke službe

Treba li vam zamjena za godišnji odmor i niste sigurni kako ga pravno osigurati i trebate podršku u provedbi? Saznajte koji zakonski uvjeti postoje i kako možete dobiti najviše od zamjene za odmor.

Ako tražite osoblje, rado ćemo vam pružiti podršku putem naše vanjske tajničke usluge. Primamo vaše pozive, bilježimo sve podatke u vaš CMS ili vam šaljemo svaku poruku e-poštom u skladu s vašim definiranim prioritetima.

Konačno, dali smo vam savjete za najbolje moguće predstavljanje radne snage.

Zakon o radu

Zakon o radnom vremenu posebno igra odlučujuću ulogu u organizaciji zamjene za godišnji odmor. Kao poslodavac, naravno, možete koristiti druge zaposlenike kao zamjenu.

Tko je odgovoran za zamjenu godišnjeg odmora i kojih se pravila morate pridržavati i kolika treba biti naknada?

Odgovornost

Poslodavci su odgovorni za zastupanje. Nije važno da li zamjenu za godišnji odmor provode interni zaposlenici ili vanjski zaposlenici. Kao zaposlenik možete bezbrižno uživati u odmoru.

Pravila

Ako želite koristiti interne službenike za pokrivanje vašeg odmora, morate obratiti posebnu pažnju na Zakon o radnom vremenu. Zakoni u Zakonu o radnom vremenu uključuju:

• Zaposlenici mogu raditi 8 sati dnevno (s prekovremenim radom najviše 10 sati)
• Prekovremeni rad mora se smanjiti u roku od 24 tjedna
• Sa 8-satnim radnim danom, zaposlenik može raditi najviše 6 dana u sedmici
• Dozvoljeno je najviše 12 prekovremenih sati tjedno
• Nakon 6 sati obavezna je pauza od 30 minuta (sa čak 9 sati i 45)
• Pauza se može podijeliti na 15 minuta
• Zaposleni moraju imati najmanje 15 slobodnih nedjelja godišnje
• Nakon svakog radnog dana u nedjelju ili praznika, zaposlenici dobivaju dodatni dan odmora

Zamjena stoga može dovesti do praznina u druge dane, jer interna zamjena za godišnji odmor znači da zaposlenici imaju manje vremena za bavljenje vlastitim aktivnostima. Međutim, u principu je interno rješenje uvijek najbolje rješenje, sve dok je u mogućem okviru.

Naknada

Što se tiče naknade, poslodavac može slobodno odlučiti. Kao poslodavac, uvijek imajte na umu da razdoblje odmora iznosi najviše 3 mjeseca u kojima trebate zamjenu za odmor.

Ako se mora pokriti cjelokupna profesionalna kompetencija, to može brzo dovesti do visoke nadnice po satu, a pronalazak zamjene također može koštati puno vremena i novca.

Za razliku od agencija za privremeno zapošljavanje, mi nudimo isplativu i prepuštenu tajničku uslugu pomoću koje možete na jasan način strukturirati sve relevantne informacije i zadatke i lako izvršavati zadatke za vas.

Sekretarijat

Postavljanje tajništva kao zamjene za godišnji odmor uvijek je korisno kada su resursi oskudni i nije moguće privremeno angažirati interno osoblje. Sekretarijat ima različite prednosti:

• Visoka dostupnost
• Optimizirana korisnička usluga
• Snimite zadatke dosljedno i na strukturiran način
• Ekonomično
• Savršeno za redovno premošćivanje

Te prednosti imali biste i uz godišnju tajničku službu. Saznajte više o našoj tajničkoj službi i kontaktirajte nas bez obaveze.

Polja zanimanja

Pored opsega radnog spektra, koji bi se trebao i dalje izvoditi, polje zanimanja također igra važnu ulogu u zamjeni za odmor. Ne možete zamijeniti kirurga anesteziologom.

Što je veća profesionalna kompetencija, to će biti teže pronaći predstavnika koji ispunjava zahtjeve. U tim je slučajevima često dobra ideja pronaći interno rješenje i to olakšati.

Liječnici i liječnička ordinacija

Pogotovo kod liječnika, zamjena za odmor u istoj kući je teško moguća. Stoga se mnogi liječnici odluče na vrata staviti poruku koja se odnosi na drugog kolegu.

Također se pohranjuje glasovna poruka koja pacijenta utješnim riječima upućuje na svog kolegu. Bolje je i dalje pružati telefonsku podršku i osobno pomagati pacijentima.

To znači da i dalje možete dogovarati sastanke sa svojim kupcima i prenositi važne informacije.

Kontrolna lista (PDF)

Ova jednostavna kontrolna lista osigurava da vi ili vaš zaposlenik možete na odmor otići opušteno i da ne očekujete dugu listu obaveza. Neki koraci su izostavljeni za aktivnosti poput istovara kamiona ili preuzimanja narudžbi, jer se te aktivnosti obično brzo nauče i teško zahtijevaju bilo kakvu obuku.

1. Stvaranje izvještaja o statusu
   Rezimiranje otvorenih projekata
   Snimanje rokova kronološkim redoslijedom
   Definiranje kontakt osobe za pojedinačne projekte
2. Najgori scenarij
   Stvorite listu najgorih scenarija (za sve projekte) i navedite upute za akciju
3. Stvaranje primopredaje
   Stvorite jasan opis zadataka
   Planirajte sastanak sa zakazanom zamjenom
   Navedite zadatke, dokumente i resurse
   Razgovarajte o svakom zadatku pojedinačno
4. Obavijestite šefa
   Pošaljite e-poštu šefu sa svim resursima
5. Obavijestite kupce
   Pošaljite e-poštu važnim kupcima
   Postavite automatski odgovor e-pošte

Slobodno preuzmite naš kontrolni popis za zamjenu praznika i na taj način pojednostavite zamjenu brzo i efikasno.

Kontrolna lista u PDF-u

Uzorak (PDF)

Ovdje imate malu zbirku uzoraka za odgovarajuća područja, poput e-pošte koju šaljete kupcima ili poruke automatskog odgovora.

Pregled projekta (sažetak)

Snimite status svojih projekata. Naš predložak omogućuje vam brzo i efikasno snimanje svih važnih podataka. Pored naziva projekta, važni su podaci o rokovima, kontakt osobama i malom sažetku trenutnog stanja.

Pregled projekta u PDF-u

Predaja

Vaš predstavnik mora tačno znati koji zadaci nastaju i kako se možete nositi s njima. Što ste precizniji, to ćete manje zadataka morati obaviti po povratku s odmora.

Koristite naš gotov uzorak za pregled zadatka i povećajte učinkovitost zamjene za odmor.

Predaja u PDF-u

E-adrese kupaca za zamjenu za odmor

Ovi predlošci pomoći će vam da osigurate da su vaši kupci na slici i da znaju kada ih nije moguće dobiti. Morali biste poslati e-poštu koju kupcima pošaljete unaprijed najmanje 2 tjedna unaprijed kako bi se važna pitanja mogla razjasniti s vama.

Pošaljite e-mail kupcima

Predmet: Najava odmora | VAŠE IME - IME VAŠE TVRTKE

Poštovani gospodine / gospođo XY,

Želio sam vas obavijestiti da ću biti na godišnjem odmoru od DD.MM.YY do DD.MM.YY. Ako imate bilo kakvih pitanja u tom periodu, kontaktirajte gospođu / gospodina YZ. Gospođu / gospodina YZ možete dobiti na:

Telefon:
E-adresa:

S poštovanjem,
POTPIS

Automatski odgovor putem e-maila

Predmet: Obavijest o odmoru | TVOJE IME

Poštovani,

hvala na vašoj poruci. Trenutno sam na godišnjem odmoru i mogu vas ponovo kontaktirati DD.MM.YY od hh: mm. U međuvremenu možete kontaktirati moje kolege YZ na max.musterman@ihrefirma.de.

S poštovanjem,
POTPIS

Ako imate dodatnih pitanja ili vam je potrebna podrška, slobodno kontaktirajte .